Průvodce spisovou službou (e-learning)

Tvorba spisů stanoví.

• § 12 vyhl. č. 283/2014 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby
• § 17 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb., správní řádV každé věci se zakládá spis. Každý spis musí být označen spisovou značkou. Spis tvoří zejména podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení, rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané věci. Přílohou , která je součástí spisu, jsou zejména důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy a záznamy na elektronických médiích. Spis musí obsahovat soupis všech svých součástí, včetně příloh , s určením data, kdy byly do spisu vloženy.
  

Pravidla tvorby všech typů spisů musí být také stanoveny ve spisovém řádu. Pokud to vyžaduje jiný právní předpis, nebo pokud je to účelné, označí se spis spisovou značkou, pod níž je celý evidován (viz  základní terminologie).

Digitální dokumenty se spojují do spisu prostřednictvím metadat. Vzájemné spojení dokumentu v analogové podobě a digitálního dokumentu se provede pomocí vzájemných odkazů v evidenci spisu (tzv. hybridní spisy).

Běžné spisy se tvoří spojováním dokumentů (priorací) pod spisovou značkou, která vzniká z čj. prvního (iniciačního) dokumentu ve spisu. Doručené a odesílané dokumenty ke stejné věci mohou mít různá evidenční čísla (JID/PID) a čísla jednací. Nejjednodušší spis je tvořen doručeným dokumentem a odpovědí pod stejným čj. Obsah spisu se eviduje ve spisové obálce, která obsahuje soupis všech vložených dokumentů.

Správní spisy se tvoří pomocí sběrného archu pod spisovou značkou prvního (iniciačního) evidovaného dokumentu. Další dokumenty ve spisu se v nich evidují chronologicky a označují se uvnitř spisu pořadovým číslem 1 – x za spisovou značkou. Do spisu se vždy založí prvopis vyhotoveného dokumentu nebo stejnopis prvopisu, s otiskem razítka “Vypraveno z podatelny”. Jako sběrný arch lze použít skladový tiskopis MV č. skl. 1 “Sběrný arch k čj.” vydávaný Tiskárnou Ministerstva vnitra nebo tiskopis SEVT 7 100 13 10 100 (kolonku “poznámka” využít pro “stručný obsah dokumentu”).

Dále být tvořen typový spis (např. osobní, stavební), týkající se jedné nebo více agend. Má předem danou strukturu (uspořádání) a je vždy členěn věcně do jednotlivých součástí. Má tedy obdobný obsah a strukturu jako spis, vzniká však vždy jako výsledek stejnorodých opakujících se procesů, a obsahuje dokumenty chronologicky uložené v několika samostatných logických celcích. Jednotlivé logické celky každého typového spisu, tj. skupiny dokumentů, jsou stanoveny vnitřním předpisem.

Aktuálně (novela zák. č. 261/2021 Sb., 78c a vyhl. č. 259/2012 vyhl. č. 504/2021, § 26a)