Dokumenty obce jako veřejnoprávního původce (e-learning)

Probrali jsme nejdůležitější funkce jednoho  z nejrozšířenějších textových editorů, kterým je MS Word. S těmito znalostmi si ale při tvorbě úředních (a nejen těchto) dokumentů územních samosprávných celků nevystačíme. Potřebujeme ještě perfektní orientaci i v dalších obsažených prvcích dokumentu. K záhlaví už bylo řečeno v kapitole o působnosti obce, rovněž jeho zápatí. Je tedy zřejmé, že nyní se budeme zabývat středovou částí dokumentu, která tvoří jádro celého dokumentu. Probereme odvolací údaje, podpisy a razítka, adresní údaje, ale i jádro celého dokumentu, tedy samotný text, který se nazývá tělem.

Adresní údaje

Adresní údaje zákon o archivnictví neupravuje. Adresní pole je umístěno zpravidla vpravo pod záhlavím dokumentu. Adresu vždy zarovnáváme v tomto poli od levé svislice.

Rozšiřující informace

Věděli jste, že obálku, na které je na prvním místě uvedeno jméno adresáta, nikdy neotevíráme, ale předáme ji adresátovi? Plyne to z ust. § 5 prováděcí vyhlášky: Pokud je v adrese na obálce doručené veřejnoprávnímu původci uvedeno nad názvem veřejnoprávního původce jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, předá veřejnoprávní původce obálku adresátovi, popřípadě jím určené fyzické osobě, neotevřenou. Zjistí-li adresát po otevření obálky, která mu byla předána, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí bezodkladně jeho dodatečné označení a zaevidování. Pokud je v adrese na obálce doručené veřejnoprávnímu původci uvedeno jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby pod názvem veřejnoprávního původce nebo vedle něj, veřejnoprávní původce postupuje, jako by údaje o fyzické osobě nebyly na obálce uvedeny. 

Vlevo od adresních údajů se nachází tzv. odvolací údaje. Jejich vzhled může být následující:

Váš dopis zn.:
Ze dne:
Číslo jednací:
Spisová zn.:
Počet listů/příloh:
Vyřizuje:
Telefon/mobil:
E-mail:
Datum:

Řádky “Váš dopis značky” a “ze dne” umožňuje identifikovat dokument, na který případně odpovídáte. Řádek “číslo jednací” identifikuje vlastní dokument. Jedná se o pořadové číslo v podacím deníku spolu s časovým označením, zpravidla rokem, kterého se týká. Součástí je rovněž zkratka původce. Např. MUB (zkratka Městský úřad Bučovice) 1258/2018. Tvorba čísla jednacího je zakotvena v ust. § 11 prováděcí vyhlášky.

Ust.§ 16 prováděcí vyhlášky stanoví, je-li číslo jednací přiděleno, musí být uvedeno. Číslo jednací se přiděluje jak dokumentu přijatému, tak dokumentu pocházejícímu z vlastní činnosti původce. Evidují se všechny dokumenty úřední povahy, tedy i e-maily tak, jak je zakotveno v ust. § 9 odst. 3 prováděcí vyhlášky (negativní definice – tedy to, co evidenci nepodléhá):

Dokumenty, které nemají úřední charakter, nepodléhají evidenci dokumentů.

Spisová značka identifikuje spis, ve kterém se dokument nachází, stejně jako číslo jednací identifikuje samotný dokument.

Rozšiřující informace

Tvorba spisu může probíhat dvěma způsoby:

1. Spojování dokumentů – dokumenty jsou vzájemně spojeny pomocí odkazů dle ust. 12 odst. 2 prováděcí vyhlášky.
2. Pomocí sběrného archu – první dokument spisu je tzv. iniciační dokument a ostatní dokumenty v rámci spisu jsou zapisovány do sběrného archu dle ust. § 12 odst. 3 prováděcí vyhlášky.

Spisovou značkou pak dle ust. § 12 odst. 2 prováděcí vyhlášky je:

1. V případě tvorby spisu spojováním dokumentů číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů prvního nebo posledního evidovaného dokumentu.
2. V případě tvorby spisu pomocí sběrného archu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů iniciačního dokumentu bez pořadového čísla zápisu tohoto dokumentu ve sběrném archu.
3. Jiné označení zvolené původcem.

Počet listů a příloh je často opomíjená informace v dokumentu. Povinnost tyto údaje uvádět zakotvuje ust. § 16 odst. 2 písm. d) a e) prováděcí vyhlášky s tím, že počet příloh u digitálního dokumentu se uvádí pouze v případě, že počet příloh lze určit. Řádky vyřizuje a kontakty (telefon, e-mail) už jsou informačními údaji o pisateli v části odvolacích údajů. Řádek datum značí okamžik vyhotovení dokumentu.

Otázka k zamyšlení

Jaký formát data byste použili v úředním dokumentu? Zdůvodněte proč?

Jak víme, existuje mnoho použitelných a používaných formátů data. Pro úřední dokumenty doporučujeme z bezpečnostních důvodů tento formát: 09.05.1977 (do data nelze nic vepsat), případně celý zápis 6. září 2018. Jedno pravidlo ale musí platit: v celém dokumentu používejte pouze jeden formát data!

Věc

je heslovité vyjádření obsahu dokumentu. Slovo “věc” se dle ČSN neuvádí. Věc nepodtrháváme, používáme pouze tučný řez písma.

Písmo používané v úředních dokumentech jsme probrali už v jiné části tohoto kurzu.

Razítka

Razítka můžeme rozdělit na dvě základní skupiny:

• úřední razítka
• ostatní razítka

Druhá skupina, tj. ostatní razítka jsou nepovinnou součástí dokumentů. Nejen že je nemusíme na dokumentech používat, ale územní samosprávné celky je nemusí ani mít. Co územní samosprávný celek mít musí a musí ho používat, je tzv. úřední razítko, což plyne z ust. § 111 odst. 5 zákona o obcích. Jedná se o razítko předepsaných rozměrů s malým státním znakem. Oprávnění k použití malého státního znaku plyne obci z ust. § 2 odst. 1 písm. f) zákona č. 352/2001 Sb., o užití státních symbolů, ve znění pozdějších předpisů (dále v textu jen zákon o užití státních symbolů). Použití malého státního znaku na razítku je upraveno v ust. § 6 zákona o užití státních symbolů:

Razítko, na němž je vyznačen malý státní znak, je kulatého tvaru o průměru 20 mm, 25 mm nebo 36 mm; malý státní znak je vyobrazen uvnitř kruhu, na jehož obvodu je označení oprávněné osoby, popřípadě i označení její součásti a sídla (dále jen “úřední razítko”). Používá-li oprávněná osoba více úředních razítek, musí tato razítka obsahovat i pořadová čísla. Otisk úředního razítka je jednobarevný. 

Úřední razítko nesmí obsahovat velký státní znak.

Použití všech ostatních razítek vyjma úředních je fakultativní, jak naznačujeme i výše. Plyne to z ust. § 111 odst. 5 zákona o obcích:

Obce mohou používat razítko obce v případech, kdy zvláštním zákonem není stanoveno povinné užívání úředního razítka s malým státním znakem. 

Otázka k zamyšlení

Používáte v elektronické podobě dokumentu slovní spojení “otisk úředního razítka”?

Praxe se velmi různí, existují jak příznivci uvádění tohoto úsloví, tak jeho odpůrci. Razítko je, dle našeho názoru, ale pouze dokumentu v analogové podobě. Konverze (tedy převod) razítka do elektronické podoby není možný. Jakousi analogií k razítku je elektronická pečeť (dříve elektronická značka před účinností nařízení eIDAS). Nicméně není to razítko, elektronická pečeť potvrzuje původ dokumentu. Na digitální podobu dokumentu tedy otisk razítka nelze zatím nijak převést. Neuvádí se pak ani text “otisk úředního razítka”, je zde vlastně úplně nadbytečný. Není tedy nutné slovní spojení “otisk úředního razítka” uvádět, ani spojení nahrazovat různými jinými značkami jako například:

Plyne to implicitně například z ust. 22 odst. 1 písm. a) zákona o elektronických úkonech:

Konverzí se rozumí úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů…

To znamená – primárně se jedná o shodu obsahu a nemá-li některý z prvků, který je v dokumentu v analogové podobě, svůj ekvivalent v digitální podobě, pak se jednoduše vynechá.

Rozšiřující informace

Věděli jste, že malý státní znak lze použít i do záhlaví důležitých dokumentů, např. rozhodnutí – viz ust. § 5 zákona o užití státních symbolů?

Jediný oficiální zdroj vyobrazení znaku je zákon č. 3/1993 Sb., o státních symbolech, ve  znění zákona č. 154/1998 Sb.