Dokumenty obce jako veřejnoprávního původce (e-learning)

Relativně nejsložitější částí dokumentu je podepisování. V době analogových dokumentů jsme používali pouze vlastnoruční podpis, pokud jsme právně jednali a v ostatních případech byl dokument nepodepsaný nebo s doložkou v. r. znamenající, že někde existuje dokument vlastnoručně podepsaný, tedy originál.

Rozšiřující informace

Kde jsou ale ty časy, kdy existoval pouze originál dokumentu?! Byla doba, kdy jsme zvažovali, zdali vůbec z originálu pořídíme kopii, protože na celém úřadu byla jedna kopírka a vyhotovení kopie byl vcelku drahý luxus. Dnes už známe nejen originál a kopii, ale přibylo nám mnoho dalších pojmů: ověřená kopie, prostá kopie, stejnopis, prvopis, prvopis stejnopisu, druhopis stejnopisu, …, a kdo se v tom má vyznat?

Tehdejší kopírka je už dnes docela směšná krabice neuvěřitelných rozměrů a slouží jako docela dobrý stolek pod květináč.

Každý má mobilní zařízení s fotoaparátem pořizujícím fotografie v super rozlišení, tablet, notebook, tiskárnu, skener a kdoví co ještě. To, co bylo dříve pouhé sci-fi, je nyní součástí každodenní praxe. Co ovšem stále zůstává stejné, je skutečnost, že originál je vždy pouze jeden, a to je nezpochybnitelný fakt. Váhat ovšem můžeme, která z listin před Vámi je tím originálem.

A je to vůbec důležité? Je přece jedno, jestli kamarádce pošlu poštou dopis se svým podpisem nebo ji pošlu tentýž text e-mailem. Jde přece o obsah, a ne o formu… Nebo? Ale co když ji chci poslat smlouvu na prodej svého osobního automobilu? Můžu ji poslat e-mail a spokojit se s pouhým: “Ok, souhlasím!” Samozřejmě můžu, neboť není-li žalobce, pak není ani soudce.

Pak ale přijde žalobce. S kamenným pohledem můžu říct kamarádce, že e-mail kvetinka@seznam.cz není můj a automobil jsem jí nikdy neprodala. Kamarádka má ponaučení, které se právním jazykem dá vyjádřit takto: Činím-li důležitý právní úkon, tento vyžaduje písemnou formu a přítomnost mého podpisu, v ideálním případě vlastnoručního podpisu. Jenže žijeme v elektronické době a snažíme se všechno zjednodušit, zrychlit, tedy elektronizovat, digitalizovat…. Takže i citovanou smlouvu můžeme uzavřít elektronicky, ale měli bychom být držiteli elektronického podpisu, který nám zaručí, že nebudou pochybnosti o naší identitě, případně o dalších faktorech jako je neporušenost obsahu dokumentu (ale to už jsme trochu v jiném oboru).

Stále existuje mnoho lidí, kteří vytvoří dokument, vloží do něj naskenovaný podpis nebo dokument vlastnoručně podepíší, naskenují a v domnění, že vytvořili dokonalý elektronický dokument nebo dokonce originál, ho pouští do víru virtuálního světa. A ejhle. Nějaký šikula z něj vyjme Váš podpis a vloží do něj sken jiného podpisu a z projevu Vaší zcela originální vůle, je vůle někoho jiného, nerozeznatelná od Vašeho “originálu”.

A většina z  nás si myslí, že originál rozezná. Že opak je pravdou, dokázal soudní znalec Jiří Závora, který provedl se svými kolegy z Ústavu forenzních disciplín malý test. Ovšem malý co do rozsahu, ale velký co do významu. Navštívil se svými kolegy 66 kontaktních míst s falešným dlužním úpisem a celých 51 míst provedlo ověření této listiny, čímž potvrdili, že ověřili originál. Asi si teď říkáte, jak to má tak úředník poznat a co může udělat, když má pochybnost? V druhé části otázky je odpověď jasná. Zákon č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), ve znění pozdějších předpisů říká ve svém ust. § 9 písm. h), že vidimace (tedy ověření shody kopie s listinou) se mimo jiné neprovede, není-li zřejmé, že se jedná o prvopis. V tomto případě, má-li úředník pochybnost, je povinen provedení vidimace odmítnout. Dále by měl podle téhož ustanovení odmítnout ověření listiny, ve které jsou změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit věrohodnost ověřování dokumentu.

Více ve videu na www.seznamzpravy.cz/clanek/overeni-padelku-v-cesku-urednice-mela-pochybnost-tak-si-vzala-lupu-a-rekla-uz-to-vidim-je-to-prave-67028.

Na první část otázky, jak má úředník poznat, že se nejedná o originál, je odpověď už složitější. Někdy těžko. Některé falzifikáty jsou opravdu renovované. Obezřetnost je na místě. A to nejen, pokud jsem úředníkem, ale i jako běžný člověk. Nedávno se mi stalo, že jsem odesílala datovou schránkou výpověď pojistné smlouvy. Dokument byl uložen ve formátu PDF a díky odeslání z datové schránky jsem identifikovatelná, tudíž není nutné, aby dokument byl vlastnoručně podepsán. I přesto mi pracovnice pojišťovny volala, ať e-mailem pošlu předmětný dokument s naskenovaným podpisem. Odmítla jsem.

Vám by se líbilo, kdy si Váš podpis kdokoli naskenoval do libovolného dokumentu? Mně ne. Proto nikomu svůj naskenovaný podpis neposílám. Vlastnoruční podpis vždy znamenal – a stále doufám, že znamená – že vezmu pero a podepíši se na papír. Elektronický podpis je zase jedinečná kombinace čísel. Nic mezi tím není. Neexistuje nic mezi analogovým a digitálním dokumentem. Nemá pak žádnou právní sílu a způsobuje to závažné problémy, které často řeší naše i tak přetížené soudy.

V případě některých listin se v současnosti zase vracíme zpět do doby, kdy kopie originálu nebyla možná – obsahují totiž různé ochranné prvky, a to z jednoho prostého důvodu – aby se z nich kopie nevytvářely, neboť jedinečnost takové listiny je nenahraditelná kopií. Samozřejmě se jedná zejména o veřejné listiny opatřené plastickým razítkem, hologramem, ale dokonce i takovými ochrannými prvky, které nejsou na pravopisu viditelné a objeví se až na kopii (např. černý pruh).

Nevím, jak Vy, ale já si originálu vážím a nevytvářím nic, co by ohrožovalo jeho jedinečnost. Stejnopisy ano, jsou nutné.  Ale ke stejnopisu stačí připsat doložku v. r. značící, že obsah dokumentu je totožný s prvopisem a že někde existuje originál s mým vlastnoručním podpisem. Vždyť je to stejné jako s originalitou u lidí, u že zvláště. Která z nás by se chtěla potkat se ženou, která bude cíleně mít účes jako Vy, šaty jako Vy, lodičky jako Vy, jednoduše úmyslný falešný originál?

Doba digitální přinesla ale digitální dokumenty, a to i takové, kterými právně jednáme a které vyžadují podpis. Podpis, jak jsme se dozvěděli výše, není v digitálním dokumentu sken Vašeho vlastnoručního, ale digitální podpis. Veřejná správa, tedy i územní samosprávné celky, jsou dnes díky nařízení eIDAS a novému zákonu č. 297/2016 Sb., o služnách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění zákona č. 183/2017 Sb. (dále jen “zákon o důvěryhodných službách”) dokonce povinny užívat elektronický podpis, který dle nařízení eIDAS nazýváme jako kvalifikovaný elektronický podpis.

Kvalifikovaným elektronickým podpisem nazýváme zaručený elektronický podpis, který je vytvořen kvalifikovaným prostředkem pro vytváření elektronických podpisů a který je založen na kvalifikovaném certifikátu pro elektronické podpisy. Dle ust. § 5 zákona o důvěryhodných službách je povinnost státu, územního samosprávného celku, právnické osoby zřízené zákonem nebo právnické osoby zřízené nebo založené státem, územním samosprávným celkem nebo právnickou osobou zřízenou zákonem jako tzv. veřejnoprávního podepisujícího použít právě kvalifikovaný elektronický podpis, a to v případech, kdy tento právně jedná. Tato povinnost ovšem nenabyla účinnosti současně s prvním nabytím účinnosti zákona o důvěryhodných službách, ale díky přechodným ust. § 6 zákona o důvěryhodných službách.

Otázka k zamyšlení

Jak se správně píše doložka vlastní rukou, tedy zkratka v. r. za jménem?

Správně: Jan Novák v. r. (tedy bez čárky za jménem a mezera za každou tečkou), ale pozor, má-li nositel jména za svým jménem titul, který je oddělen čárkou, pak je celý titul oddělený čárkou a až za ní následuje doložka v. r., tedy: Jan Novák, Ph.D., v. r.