Dokumenty obce jako veřejnoprávního původce (e-learning)

Elektronický podpis obsahuje veřejný klíč (používá se k ověření) a soukromý klíč (používá se k šifrování). Jedná se o jedinečné číslo, které je rozšifrováno za pomocí složité matematické operace. Toto číslo je spojeno s obsahem digitálního dokumentu, není možné, aby stejný digitální podpis byl na jiném dokumentu.

Zdroj obrázku: MATES, Pavel, SMEJKAL Vladimír. E-government v České republice. Právní a technologické aspekty. 2. podstatně přepracované a rozšířené vydání, Praha: Leges, 2012. ISBN 978-80-87576-36-6. s. 291

Co pak označujeme za důvěryhodný dokument Jaké nese prvky?

Důvěryhodný dokument je takový, který je podepsaný elektronickým podpisem, označený časovou značkou a označený elektronickou pečetí.

Význam těchto prvků:

• Elektronický podpis – potvrzuje nejen to, že daná osoba dokument podepsala, ale stvrzuje i integritu dat v dokumentu uvedených (tzn. data nebyla změněna)
• Časové razítko – stvrzuje existenci dokumentu v čase před okamžikem v razítku uvedeným
• Elektronická pečeť – potvrzuje původ dokumentu

Otázka k zamyšlení

Může dokument územního samosprávného celku podepsat kdokoli nebo existují nějaká pravidla pro podepisování? Jsou tato pravidla vytvořena na úrovni právního řádu nebo vnitřního předpisu územního samosprávného celku?

Podpisový řád je většinou součástí Spisového řádu. Běžně podepisuje statutární orgán územního samosprávného celku, tedy u obce starosta či tajemník dle příslušnosti. Ti mohou, umožňuje-li to zákon, zmocnit k podpisu jinou osobu.

Jiná pravidla jsou ale nastavena pro správní řízení dle ust. § 69 odst. 1 správního řádu:

V písemném vyhotovení rozhodnutí se uvede označení “rozhodnutí” nebo jiné označení stanovené zákonem. Písemné vyhotovení rozhodnutí dále musí obsahovat označení správního orgánu, který rozhodnutí vydal, číslo jednací, datum vyhotovení, otisk úředního razítka, jméno, příjmení, funkci nebo služební číslo a podpis oprávněné úřední osoby. Podpis oprávněné úřední osoby je na stejnopisu možno nahradit doložkou “vlastní rukou” nebo zkratkou “v. r.” u příjmení oprávněné úřední osoby a doložkou “Za správnost vyhotovení:” s uvedením jména, příjmení a podpisu úřední osoby, která odpovídá za písemné vyhotovení rozhodnutí.

Z toho plyne, že rozhodnutí ve správním řízení podepisuje vždy oprávněná úřední osoba, nikoli vedoucí (není odborně způsobilý…), starosta apod.

Na rozhodnutí se uvede pod jeho jménem pouze funkce, v ideálním případě text “oprávněná úřední osoba”.

Příklad z praxe

Je nežádoucí uvádět pod jménem u podpisu např. vedoucí Oddělení stavebního úřadu, neboť z hlavičky dokumentu plyne, že dokument vyhotovilo Oddělení stavebního úřadu, a tudíž je zřejmé, že podepisuje vedoucí tohoto oddělení. Není-li ale označen název odboru, pak u funkce musí být i příslušnost k odboru či oddělení.

Podepisuje-li dokument osoba v zastoupení, zastupovaný a jeho jméno se neuvádí. Například podepisuje-li za tajemnici dokument zástupce, uvede se:

v z. Mgr. Marie Koudelková
vedoucí

Pozor: ve zkratce v z. se za v tečka nepíše, jedná se o zkratku slovního spojení v zastoupení.

Na dokumentech často také vídáme slovní spojení “za správnost vyhotovení”. Toto spojení se používá zejména v souladu s ust. § 69 správního řádu. V písemném vyhotovení rozhodnutí můžeme podpis oprávněné úřední osoby totiž nahradit buď doložkou v. r., což znamená vlastní rukou, nebo právě uvedenou doložkou, kdo odpovídá za správnost vyhotovení.

Někdy najdeme za těmito údaji v závěrečné části dokumentu tak zvaný rozdělovník. Tento bývá u dokumentů, které jsou určeny více adresátům. Pak máme adresní pole buď prázdné a všechny adresy jsou právě v rozdělovníku nebo je v adresním poli jedna adresa (například žadatele) a v rozdělovníku jsou ostatní osoby, které dokument obdrží na vědomí.

Shrnutí

Tato kapitola si kladla za cíl být jádrem celého kurzu, neboť se zde probírá z největší části samotná obsahová část dokumentu, tj. její tělo. Dotýkáme se v ní velmi podrobně užití razítek a podpisů, a to jak v analogové, tak v digitální podobě. Okrajově v podobě rozšiřujících informací je uvedena úvaha o rozlišování prvopisů, stejnopisů, druhopisů apod.